24.4.7 חובת דווח חודשית ורבעונית
המשכורת המדווחת למוסד לביטוח לאומי מהווה בסיס לגמלאות, לכן, לפי סעיף 344 לחוק הביטוח הלאומי, יש לדווח מדי חודש על השכר הרגיל, גם אם השכר שולם באיחור. למיצוי זכויות מיטבי לגמלאות, על בעלי שליטה להקפיד לקבל שכר באופן שוטף, כפי שנהוג לשלם לשאר העובדים.
החל בחודש ינואר 2010 המעסיקים חייבים לדווח למוסד לביטוח לאומי, נוסף על הדיווח החודשי, דיווח שמי מפורט באופן ממוכן בלבד, פעם ברבעון בעבור:
1) פנסיונרים בפנסיה מוקדמת עד שנת 2015. החל משנת 2016, יש לדווח בטופס 126.
2) תלמידים בהכשרה מקצועית.
3) עובדים בחופשה ללא תשלום.
4) דיווח לפי צו סיווג מבוטחים.
דיווח מרוכז
אין לדווח על גילום קיבוצי ברשימה מרוכזת ללא פירוט שמי. יש לפרט את התשלום ולהכניסו בחלק ב' של טופס 126 כרשומה נוספת לעובד, על כל המשתמע מכך. דיווח מרוכז כאמור גורם לכך שתלושי השכר שנמסרים לעובדים אינם כוללים את כל רכיבי השכר (עבירה לפי חוק הגנת השכר, התשי"ח-1958). כתוצאה מכך המוסד לביטוח לאומי אינו יכול למצות עם תובעי הגמלאות את כל זכויותיהם, ואינו משלם גמלאות בשל הטבות אלה (ברשות המסים קיימת הוראה דומה).
דוגמה לאי מיצוי זכויות בשל שיהוי בהגשת תביעה לתוספת גמלה בשל הטבת חשמל חינם (ששולמו בגינה דמי ביטוח בגילום קיבוצי) מצויה בפסק דין של בית הדין הארצי לעבודה בעניינם של שני עובדי חברת החשמל (מיום 13.8.2014, 45477-09-11, 45521-09-11).
מילוי טופס 101 וטופס 103
יש לבקש מכל עובד למלא טופס 101 מיד עם תחילת העבודה, לצרף צילום של תעודת הזהות שלו ומסמכים הקשורים לקצבאות שהוא מקבל מהמוסד לביטוח לאומי. טופס 103 ימלא מי שחל עליו צו הביטוח הלאומי בדבר סיווג מבוטחים וקביעת מעבידים, בייחוד אם זהו מקום עבודתו היחיד כ"שכיר".
יש להקפיד לדרוש דיווח מעודכן מדי שנה, לרבות פרוט ההכנסות הנוספות באופן ברור.
כפי שיובהר בהמשך לעניין הקביעה אם מעסיקו של העובד הוא עיקרי או משני, חשוב לוודא שהעובד ממלא את הטופס כראוי וחותם עליו.
החל בחודש ינואר 2010 המעסיקים חייבים לדווח למוסד לביטוח לאומי, נוסף על הדיווח החודשי, דיווח שמי מפורט באופן ממוכן בלבד, פעם ברבעון בעבור:
1) פנסיונרים בפנסיה מוקדמת עד שנת 2015. משנת 2016 יש לדווח בטופס 126.
2) תלמידים בהכשרה מקצועית.
3) עובדים בחופשה ללא תשלום.
4) דיווח לפי צו סיווג מבוטחים.
הכשרה מקצועית ושיקום מקצועי – להלן הכללים לדיווח על מבוטחים בהכשרה מקצועית או בשיקום מקצועי, החל מיום 1 ביולי 2011 (עד יום 30.6.2011 נותן ההכשרה גבה מהתלמיד דמי ביטוח והעביר למוסד לביטוח לאומי).
חובת נותן ההכשרה המקצועית – תשלום דמי ביטוח לאומי לענפים:
- נפגעי עבודה (בשיעור 0.4% מסכום מחצית השכר הממוצע במשק).
- אימהות – מקומות שאושרו לכך בתקנות וקיבלו אישור מאת המוסד לביטוח לאומי (0.1% מסכום מחצית השכר הממוצע במשק).
המעסיק ממלא את השדות לענף "נפגעי עבודה" ולענף "אימהות" בלבד.
חובת התלמיד – לשלם דמי ביטוח לאומי ודמי ביטוח בריאות ישירות למוסד לביטוח לאומי. המוסד לביטוח לאומי פונה אל התלמידים לצורך עדכון חובת התשלום. המעסיק מעביר פעם ברבעון רשימה שמית של התלמידים שלמדו במוסד ברבעון החולף.