24.4.35 החזר דמי ביטוח למעסיק ודוחות שליליים – "קובץ זיכויים"
כאשר מעסיק אמור לדווח על שינוי מעמד של עובד או להגיש תביעה להחזר דמי ביטוח, עליו לפנות למוסד לביטוח לאומי ולתבוע את החזר דמי הביטוח הלאומי ששילם (חלק המעסיק) וגם את חלקו של העובד בדמי הביטוח הלאומי ובדמי ביטוח הבריאות. את חלקו של העובד הוא מעביר לעובד.
החל מהדיווח של משכורת חודש יולי 2012 (ב-15 באוגוסט 2012), המעסיק מבצע כל שינוי סטטוס (כמו שינוי מעובד רגיל למקבל קצבת זקנה) וכל החזר דמי ביטוח, בשידור למחשב של הביטוח הלאומי לשנה השוטפת ועוד שבע שנים אחורה, למעט החזר בשל ביטול תושבות ולמעט החזר מעל התקרה למעסיק משני בשנים קודמות.
תיקון הדיווח בעבור משכורת של בעל שליטה אפשרי בשידור למחשב רק בשינוי סטטוס. המוסד לביטוח לאומי אינו מאפשר לבעלי שליטה לתקן משכורת או לעדכן דמי ביטוח באמצעות שידור למחשב. דרישת החזר בשל שיעור מופחת או שיעור מלא של בעלי שליטה ניתן לבצע באתר הביטוח הלאומי באינטרנט.
לשכות השירות ובתי התוכנה פיתחו בשיתוף עם המוסד לביטוח לאומי קובץ זיכויים המתבצע באופן אוטומטי לפי כללי ההתיישנות.
הקובץ מכיל את פרטי העובדים כך שעובד שאינו מזוהה אינו מזוכה.
כל דיווח לפי הסיבה המתאימה נבדק מול מערכות המוסד לביטוח לאומי. עובד שמדווח כמקבל קצבה ולא נמצא זכאי לפטור, המעסיק מקבל הודעת שגיאה.
המוסד לביטוח לאומי מאמת את הנתונים, ולאחר אימות הנתונים בודקים את המעמד. הבדיקה מיידית וכל עובד נבדק. כל אישור מהביטוח הלאומי תקף למעסיק ומאפשר לזכות העובד במערכת זו. ההחזר נרשם כזיכוי בחשבון המעסיק בביטוח הלאומי. המעסיק מחזיר לעובד את חלקו במסגרת המשכורת בחודש ההתחשבנות.
האמצעים לשידור הקובץ:
- מערכת B2B – מעסיק או לשכת שירות המקושרים ל-B2B דרך מערכת W.C.F (העברת דיווחים בדרך מקוונת) שהוכנה על ידי בתי תוכנה או לשכות השירות.
- דרך מערכת ייצוג לקוחות. כל המייצגים במערכת זו מקושרים למערכת B2B. בראש המסך יש כפתור B2B שניתן לעבור אליו אוטומטית ולבצע את שידור הקובץ.
מוקד תמיכה מקצועי בביטוח הלאומי: 02-6463346, 02-6463348, פקס 02-5386520.
בחינת ההיבט הביטוחי
הגשת בקשה להחזר דמי ביטוח כאמור מחייבת בחינה של ההיבט הביטוחי של המשכורת, כאמור בפסקי דין בבית הדין הארצי לעבודה. רצוי לבחון היטב כל בקשה להחזר, כיוון שקיימת חשיפה לפגיעה בגמלאות שהעובד זכאי להן.
החזר דמי ביטוח לעובד במקרים חריגים
המוסד מחזיר את דמי הביטוח בגין שינוי סטטוס של עובד למעסיק. המעסיק מעביר לעובד את חלק העובד בדמי הביטוח הלאומי ואת כל דמי ביטוח הבריאות.
כאשר מעסיק נפטר או בעת פשיטת רגל או פירוק של המעסיק, העובד מתבקש לפנות למוסד לביטוח לאומי כדי לקבל את חלקו בהחזר באופן אישי.