24.4.17 טופס 102 – הדרכים לדיווח ולתשלום
תיק ניכויים בביטוח הלאומי (שאינו תיק העסקה במשק בית) נפתח במס הכנסה והמידע עובר ממס הכנסה למוסד לביטוח לאומי. המעסיק מתבקש להקפיד על מילוי הטופס בקפידה רבה לרבות רישום הכתובת המעודכנת ומספר העובדים הצפוי.
החל משנת 2008 מעסיק שהוא חברת מעטים (לפי ההגדרה בסעיף 76 לפקודת מס הכנסה) מדווח בגב טופס 102 על בעלי השליטה השכירים בחברה ללא תלות במספר העובדים המועסקים אצלו (מעסיק שיש לו יותר מתשעה בעלי שליטה, רושם את תשעת בעלי השליטה בעלי השכר הגבוה ביותר). מבחן מספר העובדים הוא חודשי.
דוחות 102 שהוגשו ללא גב הטופס נרשמים במוסד לביטוח לאומי כאילו לא הוגשו. כתוצאה מכך נוצרת קביעה בהיעדר דיווח. המעסיק עלול להיתבע לשלם קנסות (ואף חשוף לעיקולים אוטומטיים).
להלן הבהרות בעניין אופן העברת המידע ישירות למוסד לביטוח לאומי :
דיווח ותשלום באופן מקוון באמצעות תוכנת השכר W.C.F– המוסד לביטוח לאומי מאפשר לדווח ולשלם דוחות 102 ממערכת השכר ישירות למערכת הביטוח הלאומי, לסווג עובד מול מערכת הביטוח הלאומי, לבדוק את תקינות הדוח, לדווח על תושבי חוץ, על פנסיה מוקדמת ועל חל"ת ולערוך בדיקת אימות נתונים לעובדים באופן מקוון.
אפשר לשלם באמצעי התשלום: כרטיס אשראי, הרשאה לחיוב הבנק, הדפסת שובר לתשלום בבנק הדואר או משלוח מסרון לטלפון חכם של המעסיק.
היתרון בשיטה הזאת – המערכת בודקת את תקינות הדוח באופן מידי. יש תוכנות שמאפשרות העברת קבצים.
דיווח ותשלום באמצעות מערכת ייצוג לקוחות (מייצגים מקושרים) – אפשר לדווח את טופסי 102 באמצעות קובץ שהוכן במערכת השכר כולל תשלום בהרשאה לחיוב הבנק, בהדפסת שובר לתשלום, ובמעבר אוטומטי של המייצג לאתר התשלומים של הביטוח הלאומי.
אפשר לשלם גם באמצעות כרטיס אשראי, העברה בנקאית ושליחת מסרון לטלפון חכם של המעסיק.
למחרת שידור הקובץ המייצג מקבל משוב על תקינות הדיווחים (מומלץ לבדוק במחשב ולתקן). הוא יכול לתקן באופן מידי גם דוחות שגויים וגם פרטי עובדים בלתי מזוהים. המייצגים מתבקשים לענות להתכתבויות מהפקידים בכל פעם שנכנסים למערכת.
הרשאה לחיוב חשבון בנק – מעסיקים שיש להם הרשאה לחיוב החשבון בבנק יכולים לדחות בכמה ימים את מועד התשלום (עד לסכום דמי הביטוח שרשום באתר ובתנאים שנקבעו).
דיווח ותשלום באמצעות אתר התשלומים באינטרנט – אפשר לדווח את טופסי 102 באמצעות אתר התשלומים של הביטוח הלאומי, אשר הקישור אליו נמצא בדף הבית של אתר הביטוח הלאומי www.btl.gov.il.
אפשר לייבא קובץ ממרבית תוכנות השכר לאתר התשלומים של הביטוח הלאומי, וכך לחסוך הקלדה של פרטי הדוחות. אמצעי התשלום באופן הדיווח הזה כולל כרטיס אשראי, העברה בנקאית והדפסת שובר תשלום. פרטים נוספים בנושא זה ניתן למצוא באתר התשלומים של הביטוח הלאומי.
מעסיקים המשלמים באופן קבוע באתר הביטוח הלאומי באינטרנט קיבלו הודעה מחליפת פנקס על חובת הדיווח החודשי.
מסרון לטלפון חכם
ניתן לשלוח מסרון לטלפון חכם של המעסיק, הכולל קישור לתשלום באתר התשלומים (לתשלום בכרטיס אשראי או בהעברה בנקאית).
הסבר על אי סבירות
"בקבלת משוב לדיווח בטופס 102 – כדיווח "לא סביר", יש להעביר מכתב הסבר אל הסניף כולל מסמכים. כאשר מדובר ברכיב שכר נוסף שנרשם כשכר חודשי רגיל, יש להעביר את התיקון בדוח הפרשים כולל תלושי שכר וטופסי 100 להסבר התיקון שבוצע במערכת השכר. סטטוס אי סבירות נבדק מדי חודש ויתכן באחד או יותר מהנתונים הבאים: שכר, שכר מעל הכנסה מרבית ודמי ביטוח" (מתוך האיגרת שפרסם המוסד לביטוח לאומי).
כשמוגש טופס 102 שאינו סביר לפי הקריטריונים של הביטוח הלאומי (אי סבירות בשכר, בדמי הביטוח או בשכר שעולה על ההכנסה המרבית), מתקבל משוב שהדיווח נקלט כ"לא סביר". בדיקת אי הסבירות של הטופס מתבצעת מדי חודש.
כאשר התקבל משוב של דוח שאינו סביר יש להגיש מכתב הסבר, כולל מסמכים, או לתקן את הטופס.
מהביטוח הלאומי נמסר כי פעמים רבות אי הסבירות נובעת מאי החלת כללי פריסת השכר על תשלום נוסף. כאשר מדובר ברכיב שכר נוסף שנרשם כשכר חודשי רגיל, המוסד לביטוח לאומי מבקש להעביר את התיקון בדוח הפרשים, ולשלוח אליו תלושי שכר וטופסי 100 להסבר התיקון שבוצע במערכת השכר.
ההסבר על אי הסבירות יכול להיעשות באמצעות קובץ ייצוג לקוחות.
המערכת מאפשרת לפתוח חלון שנקרא הסבר, לרשום ההסבר לאי הסבירות, והפקיד המטפל בסניף הביטוח הלאומי יקבל את דברי ההסבר ויגיב.
אם יאשר – הדוח ייקלט כסביר ותקין.
אם ידחה – הפקיד שולח התכתבות באמצעות המערכת. כשנכנסים למערכת יש לפתוח את מעטפית "התכתבות מפקיד" כאשר המעטפית סגורה ומסמנת שיש דואר (המייצגים מתבקשים לפתוח את ההתכתבויות האמורות).
דוח מתוקן
דוחות מתוקנים בניכויים לעובדים רגילים ניתן להגיש בדרך כלל באיחור של עד שלושה חודשים. החל מהחודש הרביעי יש לצרף הסבר לדוח המתקן. לעתים המוסד לביטוח לאומי מבקש הסבר גם לדוחות מתוקנים לתקופה קצרה.
תיקוני דוחות שנעשים בדיעבד בשל משכורות לבעלי שליטה, נבחנים בתחום גבייה ממעסיקים במשרד הראשי שבמוסד לביטוח לאומי.