24.2.9 ייצוג במוסד לביטוח לאומי
הטיפול במבוטחים במוסד לביטוח לאומי (למי שמורשים לייצג) מחייב הצגת ייפויי כוח מתאימים לעניין תחום הביטוח והגבייה, ולכל תחום גמלה בנפרד.
המוסד לביטוח לאומי אינו מקבל את ייפוי הכוח שהמבוטח נותן לרשות המסים. קיימים כמה סוגים של ייפויי כוח באתר הביטוח הלאומי:
א. ייפוי כוח למייצג/ת (בל/70) – מאפשר לייצג מבוטחים בתחום הביטוח והגבייה ומאפשר לקבל מידע על הכנסות מגמלאות. יש שני סוגי טופסי 70 באתר הביטוח הלאומי: טופס מפורט שכולל פירוט למבוטח ולמעסיק וגם מאפשר מתן ייפוי כוח לפי סוגי גמלאות, וטופס כללי שכולל ייפוי כוח למחלקת הגבייה ולכל הגמלאות.
ייפוי הכוח מתייחס למבוטח (על פי מספר תעודת הזהות) ולמעסיק (על פי מספר תיק הניכויים). אפשר למלא את שני ייפויי הכוח באותו הטופס. ייצוג מבוטח על פי מספר תעודת הזהות שלו, אינו מעניק למייצג את הזכות לייצג את המבוטח גם בתיק הניכויים של אותו מבוטח.
ב. ייפוי כוח כללי והרשאה למסירת מידע – אינו כולל ייפוי כוח לוויתור על סודיות רפואית.
ג. כתב ויתור על סודיות רפואית והרשאה למסירת מידע – ייפוי כוח מלא, המתאים לכל תחומי הגמלאות ולכל סוגי הטיפול בלקוחות.
ד. ייפוי כוח למטרה מיוחדת – אישור לפעולה מיוחדת שהמוסד לביטוח לאומי מאשר לקבל את ייפוי הכוח ולפעול לפיו.
מספר הטלפון למוקד למייצגים (לנושאים הקשורים למבוטחים שאינם שכירים ולגמלאות מחליפות שכר) הוא 08-6509933. מספר הפקס הוא 02-6709093.
קישור למערכת ייצוג לקוחות – למייצגים הרשאים לייצג בביטוח הלאומי
לשירות המייצגים בביטוח הלאומי קיימת מערכת משוכללת ומתקדמת לייצוג לקוחות באמצעות האינטרנט, שכוללת מידע ניהולי חשוב ועדכונים אינפורמטיביים למייצגים. מייצגים המחוברים למערכת רשאים לקבל מידע ולבצע פעולות רבות ללא עלות, למעט עלות ההתחברות למערכת.
מייצג שמחובר למערכת ייצוג לקוחות שולח את ייפוי הכוח בפקס 02-6463300. אין צורך לשלוח את הטופס המקורי. הפקיד בסניף הביטוח הלאומי אינו רשאי להזין ייפויי כוח אלה במחשב. על כן, מייצג ששולח ייפויי כוח לסניפים, מעכב את קליטתם. הלקוח רשאי לחתום על ייפוי כוח לענייני ביטוח וגבייה ו/או לענייני גמלאות.
מספר הטלפון של מוקד התמיכה הוא 02-6463251.
מדי פעם המוסד לביטוח לאומי עורך בדיקה של ייפויי כוח ומבטל ייפויי כוח של מבוטחים שכירים בלבד (אין ביטול של בעלי שליטה או של מי שבן הזוג שלו עצמאי).
מערכת ייצוג לקוחות מאפשרת למייצג התקשרות עם הפקיד המטפל בלקוח בנושאי גבייה וביטוח. המערכת מאפשרת גם לפקיד לשלוח הודעות למייצג (יש לשים לב ל"הודעה מפקיד" שמופיעה במערכת).
המערכת מאפשרת לשדר דוחות וטפסים באמצעות קישור מהמערכת לאתר האינטרנט של הביטוח הלאומי ומאפשרת להדפיס שובר תשלום ולשלם דמי ביטוח בכרטיס אשראי.
ייפוי כוח חדש מבטל את ייפוי הכוח שקדם לו. המבוטח מקבל הודעה על המייצג החדש.
בעת רישום מיוצג חדש אפשר לרשום את המבוטח כעובד עצמאי עוד בטרם התקבל ייפוי הכוח החתום במשרדי המוסד לביטוח לאומי. הרישום הזמני בתוקף לשבועיים, ללא ייפוי הכוח החתום.
המערכת כוללת ריכוז שנתי של גמלאות שקיבל המבוטח בשנת המס, לרבות קצבאות אזרח ותיק ונכות.
כניסת מייצגים למשרדי המוסד לביטוח לאומי
רואי חשבון ויועצי מס רשאים להיכנס לסניפי המוסד לביטוח לאומי בשעות קבלת קהל בהליך מזורז וללא עמידה בתור, עם הצגת תעודה מתאימה ותקפה.
בהצגת תעודה בתוקף עוברים המייצגים בידוק סלקטיבי בכניסה למתקני המוסד לביטוח הלאומי על ידי אנשי מערך הביטחון, מתושאלים להמצאות נשק/ אמל"ח ובמידת הצורך (לפי שיקול דעתו של המאבטח) מתבצע בידוק מקיף. ואולם ככלל, מרבית המייצגים נבדקים באופן סלקטיבי.
נקודות חשובות לתשומת לב המייצגים
- במערכת ייצוג לקוחות יש כפתור של התכתבויות. הכפתור פותח שתי שורות: תשובות פקיד להתכתבויות והתכתבות פקיד למייצג.
המייצג מצפה לקבל תשובות למטלות שהוא שלח לפקיד ושוכח לבדוק התכתבויות מהפקיד. כך יוצא שבפועל הוא מתעלם מבקשת הפקיד במשך תקופה ארוכה.
כאשר מייצג שולח מטלה לפקיד בקובץ ייצוג לקוחות ומבקש מהפקיד להתקשר אליו בטלפון – המייצג מתבקש לציין את פרטי הבקשה.
- נקבע בביטוח הלאומי שמענה לפקס יהיה תוך 14 ימי עבודה לכל היותר. לאור הקביעה הזאת, מייצג ששולח מטלה בפקס, מתבקש לא לשלוח במקביל מטלה במערכת ייצוג לקוחות עם הודעה שהוא שלח את הפקס, או לשאול אם הפקס מטופל.
המייצג מתבקש לבדוק במערכת ייצוג לקוחות אם הבקשה טופלה לפני שהוא פונה לסניף.
רק אם הבקשה לא טופלה במהלך 14 ימי עבודה, המייצג מתבקש לשלוח מטלה במערכת ייצוג לקוחות, שבה יציין את מספר הפקס שאליו שלח את הפנייה, את תאריך משלוח הפקס ואת נושא הפנייה.
- לפני שמייצג פונה לביטוח הלאומי כדי לערוך הסדר תשלומים, הוא מתבקש לבדוק אם אפשר לבצע את ההסדר במערכת ייצוג לקוחות (נמצא במערכת ייצוג לקוחות תחת הכותרת מבוטח/הוראות כספיות).
- מייצג יכול לדעת אם למעסיק או למבוטח יש הודעת חוב (תזכורת או הרשאה ראשונה) או שהוא מועמד לביקור גובה, או אם למעסיק יש קביעה. המייצג יכול לראות רשימה של כל המיוצגים שלו שנמצאים בקטגוריה מסויימת וכך להיכנס לתיק הספציפי של הלקוח ולטפל בבעיה.
- בכל עריכת הסדר תשלומים דרך מערכת ייצוג לקוחות או בפנייה לסניף, המייצג מתבקש לרשום את תאריך הוראת הקבע, ללא הימים שישי ושבת.
- כאשר המייצג מבצע הסדר תשלומים בהמחאות (במערכת ייצוג לקוחות או עם הפקיד בסניף), עליו לוודא שההמחאות נמצאות בחזקתו, כדי שהסכומים והתאריכים שרשומים בהמחאות יתאימו לסכומים שרשומים בהסדר התשלומים. יש לשלוח את ההמחאות מיד לאחר ביצוע ההסדר כדי שהפקיד בסניף יקבל אותן בהקדם האפשרי.
- הוראת קבע בכרטיס אשראי אפשר לעדכן במערכת ייצוג לקוחות (תחת הכותרת מבוטח/הוראות כספיות/הזנת ה.ק כ. אשראי). אין צורך לשלוח את הטופס בפקס לביטוח הלאומי.
- מייצג שמעוניין להעביר את פרטי כרטיס האשראי של הלקוח לביטוח הלאומי, מתבקש להעביר אותם בפקס ולא דרך מטלה במערכת ייצוג לקוחות (בשל שיקולי אבטחת המידע).
- מייצג שפותח תיק עצמאי למבוטח דרך קובץ ייצוג לקוחות חייב לוודא (אחרי שייפוי הכוח נקלט) שהמידע שמצוי בביטוח הלאומי מעודכן (בהזנת המידע על ידי המייצג אין צורך לשלוח לביטוח הלאומי טופס 6101).
יש לעדכן את המעמד של המבוטח כעובד שכיר או כמי שהפסיק לעבוד כשכיר, את ההכנסות שאינן מעבודה שחייבות בדמי ביטוח, את כתובת המבוטח ואת הכתובת למשלוח דואר.
- פנייה דרך מערכת ייצוג לקוחות אפשרית בשלב זה למחלקת הביטוח והגבייה בלבד ולכן המייצגים מתבקשים לא לשלוח מטלות לעובדי הביטוח והגבייה בנושאי גמלאות.
לבקשת לשכת רואי חשבון, המוסד לביטוח לאומי נערך לאפשר בעתיד הקרוב קבלת מידע ופנייה ישירה למחלקות הגמלאות. בינתיים, כדי לקבל מידע בגמלאות רצוי לשלוח למחלקה הרלוונטית בביטוח הלאומי את ייפוי הכוח לגמלאות ובמקרים מסוימים לצרף ויתור על סודיות רפואית חתום על ידי המבוטח (מצורף לטופס מספר 70 באתר הביטוח הלאומי).