24.2.11 ייצוג במוסד לביטוח לאומי
הטיפול במבוטחים במוסד לביטוח לאומי (למי שמורשים לייצג) מחייב הצגת ייפויי כוח מתאימים לעניין תחום הביטוח והגבייה, ולכל תחום גמלה בנפרד.
המוסד לביטוח לאומי אינו מקבל את ייפוי הכוח שהמבוטח נותן לרשות המסים.
קיימים כמה סוגים של ייפויי כוח:
א. ייפוי כוח למייצג/ת (בל/70) – מאפשר לייצג מבוטחים בתחום הביטוח והגבייה ומאפשר לקבל מידע על הכנסות מגמלאות.
ייפוי הכוח מתייחס למבוטח (על פי מספר תעודת הזהות) ולמעסיק (על פי מספר תיק הניכויים). אפשר למלא את שני ייפויי הכוח באותו הטופס. ייצוג מבוטח על פי מספר תעודת הזהות שלו, אינו מעניק למייצג את הזכות לייצג את המבוטח גם בתיק הניכויים של אותו מבוטח.
ב. ייפוי כוח כללי והרשאה למסירת מידע – אינו כולל ייפוי כוח לוויתור על סודיות רפואית.
ג. כתב ויתור על סודיות רפואית והרשאה למסירת מידע – ייפוי כוח מלא, המתאים לכל תחומי הגמלאות ולכל סוגי הטיפול בלקוחות.
ד. ייפוי כוח למטרה מיוחדת – אישור לפעולה מיוחדת שהמוסד לביטוח לאומי מאשר לקבל את ייפוי הכוח ולפעול לפיו.
קישור למערכת ייצוג לקוחות – למייצגים הרשאים לייצג בביטוח הלאומי
לשירות המייצגים בביטוח הלאומי קיימת מערכת משוכללת ומתקדמת לייצוג לקוחות באמצעות האינטרנט, שכוללת מידע ניהולי חשוב ועדכונים אינפורמטיביים למייצגים. מייצגים המחוברים למערכת רשאים לקבל מידע ולבצע פעולות רבות ללא עלות, למעט עלות ההתחברות למערכת.
מספר הטלפון של מוקד התמיכה הוא 02-6463251.
מערכת ייצוג לקוחות מאפשרת למייצג התקשרות עם הפקיד המטפל בלקוח. המערכת מאפשרת גם לפקיד לשלוח הודעות למייצג (יש לשים לב ל"הודעה מפקיד" שמופיעה במערכת).
המערכת מאפשרת לשדר דוחות וטפסים באמצעות קישור מהמערכת לאתר האינטרנט של הביטוח הלאומי ומאפשרת להדפיס שובר תשלום ולשלם דמי ביטוח בכרטיס אשראי.
מייצג שמחובר למערכת ייצוג לקוחות שולח את ייפוי הכוח בפקס 02-6463300. אין צורך לשלוח את הטופס המקורי. הפקיד בסניף הביטוח הלאומי אינו רשאי להזין ייפויי כוח אלה במחשב. על כן, מייצג ששולח ייפויי כוח לסניפים, מעכב את קליטתם.
ייפוי כוח חדש מבטל את ייפוי הכוח שקדם לו. המבוטח מקבל הודעה על המייצג החדש.
בעת רישום מיוצג חדש אפשר לרשום את המבוטח כעובד עצמאי עוד בטרם התקבל ייפוי הכוח החתום במשרדי המוסד לביטוח לאומי. הרישום הזמני בתוקף לשבועיים, ללא ייפוי הכוח החתום.
המערכת כוללת ריכוז שנתי של כל הגמלאות שקיבל המבוטח בשנת המס, לרבות קצבאות זקנה ונכות.
הסבר בנושא מידע ניהולי – חובות מבוטחים ומעסיקים (מאת: גב' רותי מור, סגנית מנהל אגף גבייה ממעסיקים ומנהלת תחום ייצוג לקוחות במוסד לביטוח לאומי)
הדוחות במידע הניהולי כוללים את כל המעסיקים והמבוטחים שקיבלו הודעות חוב בתהליך ביקורת החוב בביטוח הלאומי. מתוך הרשימות ניתן לעבור לתיק המעסיק/המבוטח וניתן לייצא את הדוחות לאקסל.
יש לשים לב לתאריך ביקורת החוב, לתאריך חישוב החוב ולתאריך עדכון הנתונים, שבו מחושב החוב.
למעסיקים:
- הודעות חוב – תזכורת:
בדוח זה נכללו כל המעסיקים שבתיקם נוצרה הודעת חוב מסוג תזכורת – חובות קטנים באופן יחסי. יתרת החוב היא היתרה כפי שחושבה ונמצאה בתאריך יצירת ההודעה. רשימה זו מתעדכנת מדי חודש.
הודעות חוב – הרשאה ראשונה:
בדוח זה נכללו כל המעסיקים שקיבלו הודעת חוב מסוג הרשאה [הודעה שלפיה ניתן לבצע פעולות אכיפה והוצל"פ על פי פקודת המסים (גבייה)] וטרם הסדירו את החוב בתאריך עדכון הנתונים.
יתרת אכיפה ועדכונה ביתרת קיזוז – יעודכנו לאחר 14 ימים מתאריך יצירת ההודעה. כאשר יתרת הקיזוז תתאפס – בעדכון הנתונים, המעסיק ייצא מהרשימה.
- הודעות חוב – מועמדים לביקור גובה:
בדוח זה נכללו כל המעסיקים שקיבלו לפחות 2 הודעות מסוג הרשאה [הודעה שלפיה ניתן לבצע פעולות אכיפה והוצל"פ לפי פקודת המסים (גבייה)] וטרם הסדירו את החוב בתאריך עדכון הנתונים.
בדוח זה ניתן לראות עדכון של יתרת קיזוז – היא היתרה המעודכנת בתיק המעסיק, היא מחושבת, לעומת יתרת אכיפה. כאשר החוב מטופל, המעסיק ייצא מהרשימה.
- מעסיקים בעלי קביעות בהיעדר דיווח:
בדוח זה נכללו כל תיקי המעסיקים שבהם רשומות קביעות בהיעדר דיווח. רשימה זו מתעדכנת עם הטיפול בעדכון הדוחות וביטול הקביעות.
למבוטחים:
- הודעות חוב – תזכורת:
בדוח זה נכללו כל המבוטחים שבתיקם נוצרה הודעה מסוג תזכורת – חובות קטנים באופן יחסי. יתרת החוב היא היתרה כפי שחושבה ונמצאה בתאריך יצירת ההודעה.
- הודעות חוב – הרשאה ראשונה:
בדוח זה נכללו כל המבוטחים שקיבלו הודעת חוב מסוג הרשאה [הודעה לפיה ניתן לבצע פעולות אכיפה והוצל"פ על פי פקודת המסים (גבייה)] וטרם הסדירו את החוב בתאריך עדכון הנתונים. הרשאה יוצאת 14 ימים לאחר משלוח הודעת חוב.
- הודעות חוב – מועמדים לביקור גובה:
בדוח זה נכללו כל המבוטחים שקיבלו לפחות 2 הודעות מסוג הרשאה [הודעה שלפיה ניתן לבצע פעולות אכיפה והוצל"פ לפי פקודת המסים (גבייה)] וטרם הסדירו את החוב בתאריך עדכון הנתונים.
תשלום דמי ביטוח בכרטיסי אשראי בקובץ ייצוג לקוחות
במערכת ייצוג לקוחות הוכנס שירות שבו אפשר לבצע הסכם תשלומים או תשלום אחד בכל כרטיסי האשראי (גם קרדיט וגם רב תשלומים) על חוב שקיים בתיק המבוטח או בתיק המעסיק ובמגבלות הסכום המרבי המותר לתשלום בכרטיסי האשראי.
המייצג מקבל מספר אישור שנרשם בהודעה (לא למשלוח) באובייקט הודעות.
כניסת מייצגים למשרדי המוסד לביטוח לאומי
רואי חשבון ויועצי מס רשאים להיכנס לסניפי המוסד לביטוח לאומי בשעות קבלת קהל בהליך מזורז וללא עמידה בתור, עם הצגת תעודה מתאימה ותקפה.
בהצגת תעודה בתוקף עוברים המייצגים בידוק סלקטיבי בכניסה למתקני המוסד לביטוח הלאומי על ידי אנשי מערך הביטחון, מתושאלים להמצאות נשק/ אמל"ח ובמידת הצורך (לפי שיקול דעתו של המאבטח) מתבצע בידוק מקיף. ואולם ככלל, מרבית המייצגים נבדקים באופן סלקטיבי.
קבלת דואר על יד המייצג
מייצג רשאי לקבל דואר ששולח המוסד לביטוח לאומי למיוצג במקום שהמיוצג יקבל את הדואר למענו. קישור למערכת ייצוג לקוחות מאפשר למייצג לראות את הדואר שהמוסד לביטוח לאומי שולח למיוצג.
יש לבחור את מען הדואר שאליו מעוניין המייצג שהדואר יישלח לפי סוג ההודעה.
כאשר המייצג מקבל את הדואר במקום המבוטח, ייתכן שתקופה ארוכה המבוטח לא ידע על ההתנהלות של המייצג בעניינו. לאור זאת מומלץ ליידע את המבוטח בהתנהלות של המייצג מול הביטוח הלאומי. דרישות החוב והעיקולים נשלחים למבוטח.
בירור מידע על ידי מייצגים בנושאי ביטוח וגבייה למי שאינו שכיר ולגמלאות מחליפות שכר לעצמאי
מספר הטלפון למוקד למייצגים הוא 08-6509933 ומספרי הפקס 02-6709093, 08-6509986, 08-6509987. מייצג שאינו מקושר למערכת ייצוג לקוחות יתבקש לשלוח בפקס ייפוי כוח חתום (בל/70) ולעדכן ייצוג במוסד לביטוח לאומי (בקובץ ייצוג לקוחות או בסניף) תוך שבועיים ממועד הפנייה. מייצג המקושר למערכת ייצוג לקוחות יישאל שאלות לצורך זיהוי.
נמסר מהביטוח הלאומי שלכל פנייה למוקד לעניין לקוח ספציפי אמור להיות תיעוד במערכת (תאריך, שעה ושם הנציג שעמו שוחח המייצג). היה ויוצאת פנייה לבדיקה מול המחלקה המטפלת – תוכן הפנייה והתשובה המתקבלת שמורים במערכת (אפשר לראות מי הוציא את הפנייה, את תאריך הפנייה ואת השעה וכן באיזו שעה התקבלה התשובה, על ידי מי ניתנה התשובה ומי החזיר את התשובה למייצג, לרבות תאריך ושעה).
בכל פנייה למוקדים יש לציין מספר טלפון להחזרת תשובה. חשוב לציין למי להעביר את התשובה. כדאי ורצוי למסור מספר טלפון של המייצג המברר כדי שהתשובה תתקבל אצלו (כדי למנוע אי הבנות).
אם המייצג מוסר את מספר הטלפון של המזכירות, יש לוודא כי הפקיד/ה יודעים במה מדובר. כאשר מייצג פונה בשאלה כללית, לא נשמר תיעוד במערכת.
שלילת ייצוג במוסד לביטוח לאומי ו/או שלילת זכות שימוש בקובץ ייצוג לקוחות
רואי חשבון, יועצי מס ועורכי דין זכאים לייצג במוסד לביטוח לאומי מכוח סעיף 386 לחוק הביטוח הלאומי.
מתוקף הסעיף האמור נקבעה תקנה 1 לתקנות הביטוח הלאומי (ייצוג בפני המוסד), התש"ל-1970:
"מי שנתקיימו בו כל אלה רשאי לייצג אדם בפני המוסד:
1(1) הוכיח, להנחת דעתו של המוסד, על סמך ידיעותיו ביסודות החוק ותקנותיו ובענייני דרכי הנוהל של המוסד, שיש בידיו לייצג את הזולת בפני המוסד".
המוסד לביטוח לאומי מצפה שתחול חובת נאמנות של המייצג גם כלפיו ולא רק כלפי הלקוח.
על סמך תקנה 1 לעיל ועל פי פרשנות שהתקבלה במוסד לביטוח לאומי, מזמין המוסד לביטוח לאומי מייצגים לשימוע כאשר המוסד סבור שהמייצג התנהג התנהגות שאינה הולמת מייצג.
במצבים מסוימים המוסד לביטוח לאומי שולל מהמייצג את זכות השימוש בקובץ ייצוג לקוחות. במצבים אחרים המוסד לביטוח לאומי מודיע למייצג שזכות הייצוג במוסד לביטוח לאומי עלולה להישלל ממנו.
תשלומי דמי ביטוח שמשלם מיוצג בתיק האישי של המייצג
לאחרונה פנה המוסד לביטוח לאומי למספר מייצגים אשר נוצרו להם יתרות זכות בחשבון האישי שלהם בביטוח הלאומי, שמקורן בשכר טרחה ששולם על ידי הלקוחות הפרטיים של אותם המייצגים באמצעות תשלום דמי הביטוח של המייצגים באופן אישי.
המוסד לביטוח לאומי פנה לאותם המייצגים והתריע בפניהם כי מדובר בפעולה שניתן להגדירה כסוג של "מסלקה" והדבר מנוגד לחוק ולכללים.
חשוב להבהיר כי הפעולה שנעשתה על ידי המייצגים האלה אכן מעוררת לא מעט קשיים, שכן הלקוח שמקבל שירותי ייצוג מהמייצג, משלם למעשה את חשבון שכר הטרחה שלו למייצג על ידי תשלום דמי הביטוח האישיים של המייצג.
המוסד לביטוח לאומי אינו מוכן לאפשר מצב שבו ישולמו תשלומים וייווצרו יתרות זכות בתיק הפרטי של המייצג באמצעות לקוחותיו, בשל החששות שיכולים לעלות כתוצאה מפעולות אלה.